Digital ansøgningsbehandling med MitID: sådan fungerer det
Digital ansøgningsbehandling med MitID er en sammenhængende arbejdsgang, hvor borgeren logger ind, udfylder og eventuelt underskriver en ansøgning digitalt, og hvor sagen automatisk godkendes og journaliseres i myndighedens systemer uden manuel indtastning. MitID sikrer borgerens identitet gennem hele forløbet, fra login til den endelige underskrift, og erstatter både papirblanketter og løse e-mailansøgninger.
Hvordan starter en digital ansøgningsproces med MitID?
En digital ansøgningsproces begynder typisk med, at borgeren logger ind med MitID. Login verificerer, hvem borgeren er, og løsningen kan samtidig hente verificerede oplysninger som navn, adresse og CPR-nummer automatisk fra CPR-registret. Det betyder, at borgeren ikke selv skal indtaste oplysninger, myndigheden allerede har adgang til, hvilket reducerer fejl og gør ansøgningen hurtigere at udfylde.
Skal en virksomhed eller en medarbejder søge på vegne af en virksomhed, understøtter MitID Erhverv den samme proces. MitID i selvbetjeningsløsninger beskriver forskellen på MitID Privat og MitID Erhverv mere indgående.
Hvordan gør en tringuide en kompleks ansøgning overskuelig?
Komplekse ansøgninger indeholder ofte spørgsmål, der kun er relevante for nogle ansøgere. En tringuide deler ansøgningen op i overskuelige trin og kan vise eller skjule trin ud fra tidligere svar. En ansøgning om byggetilladelse kan for eksempel sættes op, så et ekstra trin med tekniske oplysninger kun vises, hvis byggeriet overstiger en bestemt størrelse.
Det gør ansøgningen kortere og mere relevant for den enkelte borger, i stedet for én lang formular, hvor alle skal svare på de samme spørgsmål uanset deres konkrete situation. Se hvordan trinopdeling og felter bygges uden kode i Byg digitale formularer uden kodning i XFlow.
Hvordan foregår godkendelsen af en ansøgning?
Når ansøgningen er indsendt, kan den sendes videre til en eller flere sagsbehandlere til godkendelse. Godkendelsesflowet kan sættes op sekventielt, hvor én sagsbehandler godkender ad gangen, eller parallelt, hvor flere sagsbehandlere eller afdelinger godkender samtidig. Rolle- og rettighedsstyring afgør, hvem der kan se og godkende hvilke ansøgninger, ned til den enkelte funktion.
Hvad sker der, når ansøgningen skal underskrives?
Nogle ansøgninger kræver en juridisk bindende underskrift, for eksempel når en beslutning skal dokumenteres, eller når en fuldmagt indgår i sagen. Her underskriver borgeren digitalt med MitID. Signaturen knyttes kryptografisk til dokumentet og kan valideres efterfølgende, ligesom en håndskreven underskrift, men fuldt dokumenterbart. Digital underskrift med MitID beskriver, hvordan de tre signeringsmetoder i XFlow adskiller sig fra hinanden, og hvornår MitID er det rigtige valg.
Skal en pårørende handle på borgerens vegne i ansøgningen, kan Digital Fuldmagt kobles på løsningen. Skal borgeren give myndigheden lov til at indhente oplysninger fra andre systemer i forbindelse med sagsbehandlingen, sker det via Digitalt Samtykke.
Hvordan journaliseres ansøgningen automatisk?
Uden en ESDH-integration skal en sagsbehandler ofte oprette den samme sag to gange, én gang i selvbetjeningsløsningen og én gang i sagsbehandlingssystemet. Med en ESDH-integration sendes sagsoplysningerne automatisk videre, så sagen står klar med de rette dokumenter og sagsparter tilknyttet, allerede når borgeren har indsendt ansøgningen. ESDH-integration i XFlow beskriver, hvordan integrationen til blandt andet SBSYS, Acadre, WorkZone og IMS fungerer i praksis.
Borgeren kan samtidig modtage kvittering og senere afgørelse direkte i Digital Post, så hele forløbet fra ansøgning til afgørelse foregår digitalt uden papir eller manuel sagsoprettelse.
Hvordan håndteres GDPR og datasikkerhed i forløbet?
En digital ansøgningsproces indeholder ofte personoplysninger, og nogle ansøgninger indeholder også følsomme oplysninger. XFlow indhenter årligt en uafhængig ISAE 3000-erklæring om overholdelse af GDPR, og platformen har automatiske sletteregler og fuld audittrail, så det til enhver tid kan dokumenteres, hvem der har gjort hvad i sagsbehandlingen. Skal borgeren give myndigheden lov til at indhente oplysninger fra andre systemer som led i ansøgningen, håndteres det via Digitalt Samtykke, adskilt fra selve ansøgningsprocessen.
Eksempler fra den offentlige sektor
Udlændinge- og Integrationsministeriet har digitaliseret nogle af den offentlige sektors mest komplekse ansøgningsprocesser med XFlow. Ministeriet gik fra specialbyggede løsninger, hvor selv mindre ændringer krævede eksterne udviklere, til en fleksibel standardplatform, som organisationen selv kan bygge og vedligeholde. Det har gjort det muligt at implementere ændringer hurtigere og reduceret afhængigheden af eksterne konsulenter markant. Læs hele casen om digitalisering af komplekse ansøgningsprocesser.
Uddannelsesinstitutioner bruger samme princip til deres egne ansøgningsprocesser. Birkerød Gymnasium har digitaliseret ansøgninger til Pre-IB, IB og kostskolen med XFlow, hvor data automatisk sendes videre til ESDH-systemet IMS Case. Det har givet administrationen bedre overblik og tidsbesparelse, og ansøgere kan nu godkendes, afvises eller sættes på venteliste med få klik. Se casen om Birkerød Gymnasium.
Vil du se, hvordan digital ansøgningsbehandling med MitID hænger sammen fra login til journalisering i praksis? Book en uforpligtende demonstration.
-
Digital ansøgningsbehandling med MitID er en arbejdsgang, hvor borgeren logger ind, udfylder og eventuelt underskriver en ansøgning digitalt med MitID, hvorefter sagen godkendes og journaliseres automatisk i myndighedens systemer.
-
Ja. Digital underskrift med MitID kobles til en specifik aktivitet i arbejdsgangen, så en ansøgning kan indeholde flere trin, hvor kun ét kræver underskrift, mens de øvrige trin udfyldes eller godkendes uden signering.
-
Ja, hvis borgeren har givet Digital Fuldmagt til den pågældende. Den pårørende logger ind med sit eget MitID og handler herefter på borgerens vegne i selvbetjeningsløsningen.
-
Ja, hvis myndigheden har en ESDH-integration sat op. Sagen oprettes eller opdateres automatisk med de rette dokumenter og sagsparter tilknyttet, uden at en sagsbehandler skal indtaste oplysningerne igen.
-
Ja. MitID Erhverv gør det muligt for medarbejdere at handle på vegne af en virksomhed i digitale ansøgningsprocesser, på samme måde som MitID Privat bruges af borgere.
