ESDH-integration i XFlow
ESDH-integration er en teknisk forbindelse, der gør det muligt for XFlow automatisk at oprette, opdatere og vedligeholde sager i en myndigheds ESDH-system (Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering), når en borger eller medarbejder udfylder en digital selvbetjeningsløsning. XFlow integrerer i dag med flere af de mest udbredte ESDH-systemer i den offentlige sektor, herunder SBSYS, Acadre, WorkZone, WorkPoint og IMS, så data flyder direkte fra arbejdsgangen og over i sagsbehandlingssystemet uden manuel indtastning.
Hvorfor er ESDH-integration vigtig i digitale arbejdsgange?
Uden en ESDH-integration skal en sagsbehandler ofte oprette den samme sag to gange: én gang i selvbetjeningsløsningen og én gang i ESDH-systemet, hvor dokumenter, parter og oplysninger indtastes manuelt. Det tager tid, og det øger risikoen for tastefejl og glemte dokumenter.
En ESDH-integration sender oplysningerne automatisk videre, så sagen står klar i ESDH-systemet, allerede når borgeren har indsendt sin ansøgning. Det gælder særligt kommuner, regioner og styrelser, der behandler et stort antal ansøgninger og henvendelser via digitale selvbetjeningsløsninger hver dag.
Hvilke ESDH-systemer kan integreres med XFlow?
XFlow integrerer i dag med blandt andet følgende ESDH-systemer, og der kommer løbende flere integrationer til:
SBSYS
XFlow integrerer med SBSYS via SBSYS' egen webservice, SBSIP. Integrationen kan oprette en ny sag ud fra en foruddefineret sagsskabelon, herunder en særskilt dataaflevering til byggesager, eller opdatere en eksisterende sag. Dokumenter, matrikler, ejendomme og sagsparter (personer og virksomheder) kan tilknyttes automatisk.
Acadre
Integrationen til Acadre gør det muligt at oprette eller opdatere sager, tilføje dokumenter og tilknytte sagsparter direkte fra XFlow. Opsætningen kræver blandt andet et systemcertifikat og en dedikeret servicebruger i Acadre, og fordelen er, at organisationen i mange tilfælde kan undgå dobbeltregistrering af de samme oplysninger.
WorkZone
Integrationen til WorkZone kan både oprette og opdatere sager samt tilføje parter, dokumenter og såkaldte custom tabs til en eksisterende sag. Forbindelsen kan opsættes med enten en AD-bruger eller OAuth 2.0, og et gennemgående sags-ID sikrer, at parter og dokumenter lander på den rigtige sag.
IMS
Integrationen til IMS kan oprette eller opdatere både sager og kontakter (sagsparter) samt overføre blanket-PDF'er og uploadede dokumenter til den oprettede sag. Sagsskabelonerne i IMS er fleksible og defineres frit af den enkelte organisation, så XFlow henter automatisk de relevante felter fra den valgte sagsskabelon, når integrationen sættes op.
WorkPoint
Integrationen til WorkPoint kan oprette eller fremsøge en sag og herefter tilføje dokumenter til den, herunder filuploads, specifikke dokumenter og signeringsdokumenter. Sagsoprettelsen i WorkPoint sker asynkront, så XFlow tjekker automatisk, om sagen er klar, før dokumenterne overføres.
Sådan fungerer en ESDH-integration i praksis
Et eksempel fra en kommune: En borger indsender en digital ansøgning om byggetilladelse via en selvbetjeningsløsning. I stedet for at en sagsbehandler manuelt opretter sagen i SBSYS, sender XFlow automatisk sagsoplysningerne videre, opretter sagen ud fra den rigtige sagsskabelon og tilknytter både ansøgningens dokumenter samt den relevante ejendom og matrikel. Sagsbehandleren kan derefter gå direkte i gang med selve sagsbehandlingen i stedet for at bruge tid på oprettelse og journalisering.
Hvilke faktorer bør I vurdere, når I vælger en løsning med ESDH-integration – og sådan gør XFlow det
Understøttede systemer. Hvilke ESDH-systemer understøtter løsningen? XFlow integrerer i dag med blandt andet SBSYS (via SBSIP), Acadre, WorkPoint, WorkZone og IMS, så de fleste kommunale ESDH-opsætninger kan dækkes.
Oprettelse og opdatering. Kan integrationen både oprette nye sager og opdatere eksisterende sager? Ja. XFlow's dataafleveringer til blandt andet SBSYS, Acadre, WorkZone, WorkPoint og IMS kan både oprette en ny sag og søge på og opdatere en sag, der allerede findes.
Sikkerhed og adgang. Hvordan sikres forbindelsen til ESDH-systemet? Afhængigt af systemet bruger XFlow certifikat- og tokenbaseret autentificering, en dedikeret servicebruger eller OAuth 2.0, så kun godkendte systemer kan tilgå ESDH-løsningen.
Dokumenter og parter. Kan dokumenter og sagsparter tilknyttes automatisk? Ja. Dokumenter, personer, virksomheder, ejendomme og matrikler kan tilknyttes sagen automatisk, alt efter hvilke oplysninger arbejdsgangen indsamler.
Opsætning. Kræver opsætningen af en ESDH-integration udviklerressourcer? Den tekniske forbindelse, certifikater, servicebrugere og adgange, sættes som udgangspunkt op af organisationens egen IT-afdeling, og XFlow's support hjælper gerne, hvis der opstår spørgsmål undervejs. Selve konfigurationen af, hvilke oplysninger der sendes til ESDH-systemet for den enkelte arbejdsgang, foregår derefter direkte i XFlow's no-code-platform.
Samtykke og dokumentation. Kan digitalt samtykke følge med sagen over i ESDH-systemet? Ja. Ved integrationen til SBSYS kan oplysninger om et digitalt samtykke kobles til sagen, så dokumentationen for samtykket ligger sammen med den øvrige sagsbehandling.
Eksempel: fra digital blanket til journaliseret sag
En kommune, der modtager digitale KL-blanketter om eksempelvis børnepasning eller byggeri, kan koble ESDH-integrationen direkte på arbejdsgangen. Så snart borgeren har indsendt blanketten, oprettes sagen automatisk i kommunens ESDH-system med de rette dokumenter og sagsparter tilknyttet - uden at en medarbejder skal åbne ESDH-systemet for at oprette sagen manuelt.
Vil du se det i praksis?
Vil du se, hvordan XFlow's ESDH-integrationer til blandt andet SBSYS, Acadre, WorkZone, WorkPoint og IMS fungerer i praksis? Book en uforpligtende demonstration.
FAQ
-
En ESDH-integration er en teknisk forbindelse, der gør det muligt for et system som XFlow automatisk at oprette, opdatere og vedligeholde sager i en myndigheds ESDH-system (Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering), uden at en medarbejder skal indtaste de samme oplysninger to gange.
-
Begge dele. XFlow's dataafleveringer til blandt andet SBSYS, Acadre, WorkZone, WorkPoint og IMS kan enten oprette en ny sag eller søge en eksisterende sag frem og opdatere den, afhængigt af hvordan arbejdsgangen er sat op.
-
Integrationen sender data direkte fra den digitale arbejdsgang til ESDH-systemet, så sagen, dokumenterne og sagsparterne oprettes automatisk. Det betyder, at en sagsbehandler ikke selv skal indtaste de samme oplysninger igen i ESDH-systemet.
-
Ja. Opsætningen kræver typisk et certifikat eller en tokenbaseret adgang samt en dedikeret servicebruger i ESDH-systemet. Dette sættes som udgangspunkt op af organisationens egen IT-afdeling, og XFlow's support hjælper gerne, hvis der er spørgsmål undervejs. Den løbende konfiguration af dataafleveringer i den enkelte arbejdsgang kan derefter foretages af fagpersoner uden kode.
-
Ja. I integrationen til SBSYS kan oplysninger om et digitalt samtykke kobles til sagen, så dokumentation for samtykket ligger sammen med den øvrige sagsbehandling.
-
XFlow tilbyder i dag integration til blandt andet SBSYS (via SBSIP), Acadre, WorkZone, IMS og WorkPoint, og der kommer løbende flere integrationer til. Disse integrationer kan oprette og opdatere sager samt tilknytte dokumenter og sagsparter.
