WorkZone-integration i XFlow: sådan fungerer det
WorkZone-integrationen i XFlow gør det muligt for organisationer at oprette og opdatere sager, tilføje parter, dokumenter og custom tabs i ESDH-systemet KMD WorkZone direkte fra en arbejdsgang i XFlow, uden manuel dobbeltregistrering. WorkZone er én af flere ESDH-systemer, XFlow integrerer med, og bruges blandt andet af kommuner, regioner og styrelser til sagsbehandling. Det skal ikke forveksles med SAP's produkt af samme navn, Build Work Zone, som er en helt anden løsning.
Når en borger indsender en digital ansøgning, eller en medarbejder afslutter et trin i en arbejdsgang, kan XFlow sende data direkte til den rette sag i WorkZone, i stedet for at en sagsbehandler skal indtaste oplysningerne manuelt bagefter.
Hvilke data kan integrationen aflevere til WorkZone?
Integrationen består af fire dataafleveringer, der typisk bruges i forlængelse af hinanden:
Opret/opdater sag: Opretter en ny sag i WorkZone, eller slår en eksisterende sag op via sagsnummer og henter dens sags-ID.
Tilføj parter: Tilføjer personer eller virksomheder til sagen, identificeret via CPR, CVR eller e-mail.
Tilføj dokumenter: Tilføjer PDF'er og andre filer til sagen, herunder markering af hvilket dokument der er hoveddokumentet.
Tilføj custom tabs: Udfylder WorkZones tilpassede felter på sagen, med understøttelse af over 30 fritekstfelter.
Kan XFlow oprette sager automatisk i WorkZone?
Ja. Dataafleveringen "Opret/opdater sag" kan oprette en ny sag i WorkZone ud fra oplysninger i arbejdsgangen, blandt andet sagsgruppe og sagskategori. Den kan også slå en eksisterende sag op via sagsnummeret i stedet for at oprette en ny, hvilket er med til at undgå dubletsager, når en sag allerede findes i WorkZone.
Når sagen er oprettet eller fundet, føres dens sags-ID videre til de øvrige dataafleveringer via linkparametre, så parter, dokumenter og custom tabs automatisk lander på den rigtige sag.
Kan parter, dokumenter og custom tabs tilføjes til en eksisterende sag?
Ja, det er netop formålet med de tre øvrige dataafleveringer. Parter oprettes på CPR, CVR eller e-mail, afhængigt af hvilken type kontakt WorkZone skal registrere. Dokumenter kan tilføjes enkeltvis eller flere på én gang, med mulighed for at markere hvilken part der har uploadet det enkelte dokument. Custom tabs bruges til at udfylde WorkZones egne tilpassede sagsfelter, og kan også ramme almindelige fritekstfelter på sagen.
Anbefalingen er at bruge "Opret sag" alene til selve oprettelsen, og derefter bruge de øvrige dataafleveringer til at bygge den sagsopbygning, organisationen har brug for.
Er integrationen standard, eller kræver den specialudvikling?
Grundopsætningen er standard og konfigureres i XFlows organisationsindstillinger, uden at det kræver et større udviklingsarbejde. Selve forbindelsen til WorkZone (adgange, servicebrugere) sættes typisk op af organisationens egen IT-afdeling, mens fagpersoner efterfølgende selv kan konfigurere, hvilke data der sendes for den enkelte arbejdsgang, i XFlows no-code-platform.
I særlige tilfælde kan integrationen udvides med tilpasninger til specifikke behov, men det er ikke en forudsætning for at komme i gang.
Hvordan opsættes forbindelsen til WorkZone?
Integrationen understøtter to autentificeringsmetoder:
AD-bruger: En domænebruger, der er oprettet i organisationens eget system, med brugernavn, adgangskode og domæne udfyldt i organisationsindstillingerne.
OAuth 2.0: Bruges typisk til servicebrugere for at øge sikkerheden, og kræver ClientId, Client Secret, TenantId og Scope. En servicebruger kan ikke bruges til at logge ind andre steder.
Kom i gang med WorkZone-integrationen
Vil du se, hvordan XFlow kobler jeres arbejdsgange sammen med WorkZone? Kontakt os eller book en uforpligtende demonstration.
FAQ
-
WorkZone-integrationen i XFlow gør det muligt automatisk at oprette og opdatere sager samt tilføje parter, dokumenter og custom tabs i ESDH-systemet WorkZone direkte fra en arbejdsgang, uden manuel dobbeltregistrering.
-
Ja. Integrationen kan oprette en ny sag i WorkZone eller slå en eksisterende sag op via sagsnummer, og derefter bruge sagens ID til at tilføje parter, dokumenter og custom tabs til den rigtige sag.
-
Parter tilføjes via en separat dataaflevering og identificeres på CPR, CVR eller e-mail, afhængigt af hvilken kontakttype WorkZone skal registrere dem som.
-
Integrationen understøtter to metoder: en AD-bruger (domænebruger med brugernavn, adgangskode og domæne) eller OAuth 2.0 med en servicebruger (ClientId, Client Secret, TenantId og Scope).
-
Grundopsætningen er standard og konfigureres i XFlows organisationsindstillinger uden et større udviklingsarbejde. IT-afdelingen sætter typisk selve forbindelsen op, mens fagpersoner konfigurerer dataafleveringerne for den enkelte arbejdsgang.
-
Ja. "Opret/opdater sag"-dataafleveringen kan slå en eksisterende sag op via sagsnummer i stedet for at oprette en ny, hvis sagen allerede findes i WorkZone.
