Fra blanketmentalitet til procestænkning: automatisering af interne arbejdsgange i kommunen

Automatisering af arbejdsgange betyder, at et it-system håndterer de trin i en sag, der i dag foregår manuelt mellem medarbejdere, systemer og mails. For eksempel sagsoprettelse, godkendelse, journalisering og videresendelse til det rette fagsystem. For mange kommuner er den store digitaliseringsopgave ikke længere at gøre en blanket digital, men at automatisere det, der sker, efter blanketten er indsendt.

Fra blanketmentalitet til procestænkning

Mange kommuner har allerede digitaliseret indgangen for borgerne. Ansøgninger, anmeldelser og henvendelser kan sendes digitalt. Men bag skærmen håndteres mange af de efterfølgende trin stadig manuelt, mellem systemer, mails og organisatoriske siloer. Resultatet er ofte flere systemer, flere manuelle trin og medarbejdere, der bruger tid på koordinering, kontrol og dobbeltindtastning.

En blanket eksisterer, fordi der skal ske en struktureret dataindsamling. Det løser en digital blanket fint. Men værdien i digitaliseringen opstår først, når kommunen begynder at se blanketten som indgangen til en større proces og spørger: hvor fødes data, hvor skal data hen, og hvad sker der undervejs?

Et enkelt felt i en formular, en dato, et ja/nej-felt, et valg i en dropdown-menu, kan have stor betydning for resten af sagsgangen. Det kan afgøre, om en sag skal sendes videre, om der skal startes en parallel arbejdsgang, eller om data automatisk skal afleveres til bestemte systemer. Hvis den slags beslutninger stadig håndteres manuelt, bliver digitaliseringen hurtigt mere kompleks for medarbejderne, også selvom borgeren oplever en digital indgang.

En del af kommunernes digitaliseringsstrategi

KL's fælles kommunale digitaliseringsstrategi 2026-2030 har et spor om at skabe moderne administration og service. Det handler ikke kun om, hvordan borgeren møder kommunen digitalt, men også om, at de administrative processer bag ved skal automatiseres i højere grad. Intern automatisering af arbejdsgange er derfor lige så meget en del af den kommunale digitaliseringsopgave som borgerrettet selvbetjening.

Ejerskab over egne processer

En af de store udfordringer er, at mange organisationer historisk har været afhængige af eksterne leverandører, når en arbejdsgang skulle ændres eller tilpasses. Med en no-code platform kan kommunen selv bygge, justere og videreudvikle løsninger gennem visuelle flows og skabeloner, uden at hver ændring kræver et nyt IT-projekt.

"Pointen er, at organisationen selv ejer sine processer. Når noget ændrer sig i virkeligheden, skal man kunne rette løsningen med det samme, ikke først bede en leverandør om lov," siger Mikkel Bjerregaard, Director of XFlow.

Det kræver samtidig, at kommunen arbejder aktivt med sine egne arbejdsgange efter implementeringen. En løsning bliver ikke automatisk ved med at passe til virkeligheden: nye regler, nye krav og nye samarbejder opstår løbende, og løsningerne skal kunne følge med.

Eksempler fra kommunerne

Automatisering af arbejdsgange handler ikke kun om store kommuner med mange ressourcer. I Lemvig Kommune, en mindre kommune, bruges XFlow til at skabe mere automatisering i hverdagen.

"Vi ser også de mindre kommuner vælge XFlow nu, fordi ambitionen er større end blot at digitalisere. De vil have et fundament, de selv kan bygge automatisering videre på," siger Mikkel Bjerregaard.

I Horsens Kommune er der bygget mere end 500 løsninger i XFlow. Fra ansøgninger og samtykkeforløb til interne godkendelser og arbejdsgange, hvor flere afdelinger og systemer skal samarbejde om den samme sag.

"Så snart man begynder at kigge nærmere på organisationen, finder man langt flere processer, end man havde regnet med," siger Mikkel Bjerregaard.

Sammenhæng til de systemer, kommunen allerede har

Automatisering af arbejdsgange skal ikke stå alene som et nyt, isoleret system. XFlow er bygget til at skabe sammenhæng mellem de systemer, kommunen allerede bruger, og kan blandt andet integrere med MitID, Digital Post, ESDH-systemer som WorkZone og SBSYS, Navision Stat, Statens Lønsystem og Serviceplatformen. Data skal ikke nødvendigvis blive i selvbetjeningsløsningen længere end nødvendigt. De skal sendes derhen, hvor de skal bruges, for eksempel i arkivsystemet eller et fagsystem.

Ledelsen skal tage ansvar

Automatisering af arbejdsgange er ikke et projekt, der bliver færdigt og derefter kører sig selv. Det kræver løbende opfølgning på, om arbejdsgangene stadig passer til virkeligheden.

"Jo bedre forarbejdet er, og jo mere klart det står, hvad de automatiske beskeder til borgeren skal indeholde, jo hurtigere kommer man i mål med løsningen," siger Mikkel Bjerregaard.

De kommuner, der får mest ud af automatiseringen, er ofte dem, hvor ledelsen aktivt følger op på løsningerne efter en periode i drift. Og spørger, hvad man er blevet klogere på.

FAQ

• Hvad betyder automatisering af arbejdsgange i en kommune?

  Automatisering af arbejdsgange betyder, at et it-system håndterer trin i en sag, der ellers ville kræve manuel behandling. For eksempel sagsoprettelse, godkendelse, journalisering og videresendelse til det rette fagsystem. Det reducerer manuelt arbejde og dobbeltindtastning for medarbejderne.

• Hvorfor er en digital blanket ikke nok, når en kommune digitaliserer en proces?

  En digital blanket løser opgaven med struktureret dataindsamling, men den håndterer ikke automatisk det, der skal ske bagefter, som godkendelser, journalisering eller videresendelse til andre systemer. Hvis de trin stadig foregår manuelt, bliver digitaliseringen hurtigt en digital kopi af den gamle, papirbaserede arbejdsgang.

• Hvordan kan en kommune tage ejerskab over sine egne digitale processer?

  En kommune kan tage ejerskab ved at bruge en no-code platform, hvor fagpersoner selv kan bygge, justere og videreudvikle arbejdsgange gennem visuelle flows og skabeloner, uden at hver ændring kræver et nyt IT-projekt eller ekstern leverandør.

• Hvilke systemer kan digitale arbejdsgange integreres med?

  Digitale arbejdsgange kan integreres med de systemer, en kommune allerede bruger, herunder MitID, Digital Post, ESDH-systemer som WorkZone og SBSYS, samt fagsystemer som Navision Stat, Statens Lønsystem og Serviceplatformen.

• Hvordan kommer en kommune i gang med at automatisere interne arbejdsgange?

  En kommune kan komme i gang ved at vælge en konkret arbejdsgang, der i dag håndteres manuelt mellem flere systemer eller afdelinger, og bygge den som et automatiseret flow i en no-code platform. Det kræver en indledende analyse af, hvor data fødes, hvor de skal hen, og hvad der skal ske undervejs.

  Vil du høre mere om, hvordan XFlow kan understøtte automatisering af jeres interne arbejdsgange? Book en uforpligtende demonstration.