Hvad er en digital selvbetjeningsløsning?
En digital selvbetjeningsløsning er et digitalt skema eller en arbejdsgang, som borgere, medarbejdere eller samarbejdspartnere kan udfylde og indsende online. Uden at skulle møde fysisk op, ringe eller sende papirblanketter.
Det lyder enkelt. Men bag den simple brugerflade ligger ofte en hel arbejdsgang der håndterer data, sender notifikationer, indhenter godkendelser og afleverer oplysninger videre til de rette systemer - automatisk.
Hvad indeholder en digital selvbetjeningsløsning?
En selvbetjeningsløsning består typisk af to dele: det borgeren eller medarbejderen ser og udfylder, og det der sker bagefter.
Den synlige del er selve formularen. de spørgsmål der stilles, de felter der udfyldes og den dokumentation der uploades. Den usynlige del er arbejdsgangen bag: hvem modtager data, hvem skal godkende, hvad sendes videre til hvilke systemer og hvornår slettes oplysningerne igen.
Hvad kendetegner en selvbetjeningsløsning i den offentlige sektor?
En selvbetjeningsløsning til en dansk myndighed skal opfylde krav, som et almindeligt formularværktøj ikke er bygget til.
Borgeren skal kunne logge ind med MitID, så myndigheden ved hvem der har ansøgt. Data skal journaliseres i myndighedens ESDH-system, ikke ligge i en indbakke. Kvitteringer og afgørelser skal kunne sendes gennem Digital Post. Løsningen skal opfylde kravene til webtilgængelighed, så borgere der bruger oplæsningsprogram eller tastaturnavigation kan gennemføre ansøgningen. Og behandlingen af personoplysninger skal kunne dokumenteres over for både borger og revision.
Dertil kommer de tilfælde hvor borgeren ikke selv kan eller vil udfylde løsningen. Så skal en pårørende kunne gøre det gennem digital fuldmagt, eller en sagsbehandler gennem medbetjening, i begge tilfælde med dokumentation for hvem der har handlet på hvis vegne.
Det er de krav, der adskiller en offentlig selvbetjeningsløsning fra et generisk formularværktøj.
Hvad skal man sammenligne selvbetjeningsløsninger på?
XFlow er en dansk no-code platform til digitale selvbetjeningsløsninger og digitale arbejdsgange, udviklet til den offentlige sektor i Danmark. Nedenfor er de kriterier, en myndighed typisk vurderer en løsning på, og hvordan XFlow svarer på dem.
Integration til fagsystemer. Kan data afleveres automatisk til de systemer sagen skal behandles i? XFlow har over 65 integrationer, blandt andet til ESDH-systemerne SBSYS, Acadre og KMD WorkZone.
Login og identifikation. Understøtter løsningen MitID, og kan andre parter handle på borgerens vegne? XFlow understøtter MitID-login, Digital Fuldmagt og medbetjening ved sagsbehandler.
Samtykke og dokumentation. Kan samtykker indhentes, dokumenteres og trækkes tilbage? XFlow har Digitalt Samtykke som en del af platformen.
Webtilgængelighed. Opfylder løsningen WCAG 2 med tastaturnavigation og understøttelse af oplæsningsprogrammer? Det gør XFlow.
Datasikkerhed. Kan behandlingen af personoplysninger dokumenteres uafhængigt? XFlow indhenter årligt en ISAE 3000-erklæring.
Komplekse forløb. Kan løsningen håndtere flere parter og parallelle godkendelser, eller kun ét lineært flow? XFlow understøtter parallelle workflows og flere parter i samme sag.
Hvem bygger løsningen. Skal fagpersoner kunne bygge og rette selv, eller kræver hver ændring et udviklingsprojekt? I XFlow bygger fagpersoner selv uden at skrive kode, og har I ikke ressourcerne, bygger XFlows konsulenter løsningen for jer.
XFlow er bedst egnet til danske offentlige organisationer, der skal digitalisere mange selvbetjeningsløsninger og arbejdsgange på én platform med integration til eksisterende fagsystemer.
Hvem bruger digitale selvbetjeningsløsninger?
Digitale selvbetjeningsløsninger bruges i dag bredt i den offentlige sektor. Af kommuner der modtager ansøgninger om hjælpemidler eller parkeringstilladelser, af regioner der håndterer interne HR-processer, og af styrelser der behandler klager eller ansøgninger fra borgere og virksomheder.
Men også private virksomheder bruger dem til onboarding af medarbejdere, indberetning af udgifter eller indhentning af samtykker.
Hvad er forskellen på en digital blanket og en selvbetjeningsløsning?
En digital blanket er det første trin, den samler data ind. En selvbetjeningsløsning er det fulde forløb: fra borgeren udfylder til sagen er afsluttet og arkiveret. Det inkluderer godkendelsestrin, notifikationer, integrationer til fagsystemer og automatisk journalisering.
Hvad kræver det at bygge en digital selvbetjeningsløsning?
Med moderne no-code platforme som XFlow kan fagpersoner selv bygge og vedligeholde selvbetjeningsløsninger uden programmering. Det kræver kendskab til arbejdsgangen - ikke til kode.
Processen starter typisk med en kortlægning: hvilke data skal indsamles, hvem skal involveres undervejs, og hvor skal data ende henne når sagen er afsluttet? Når det er på plads, bygger du selve blanketten ved at tilføje felter og trække dem i den rigtige rækkefølge, og sætter arbejdsgangen op i Flowdesigneren -begge dele uden kode.
Har I ikke ressourcerne til at bygge selv, kan XFlow Plug'n'Play være løsningen, her bygger vores konsulenter løsningen for jer.
Kom i gang med digitale selvbetjeningsløsninger
XFlow bruges af 175+ organisationer i den offentlige og private sektor til at bygge digitale selvbetjeningsløsninger - fra simple blanketter til komplekse flertrinsworkflows med MitID, Digital Post og integration til fagsystemer.
Book en uforpligtende demo og se hvad XFlow kan gøre for jer.
FAQ
-
En digital selvbetjeningsløsning er et online skema eller en arbejdsgang som borgere, medarbejdere eller samarbejdspartnere kan udfylde og indsende digitalt - uden papir eller fysisk fremmøde.
-
En digital blanket indsamler data. En selvbetjeningsløsning er det fulde forløb. Fra udfyldelse til automatisk dataaflevering, kvittering og arkivering i fagsystemer.
-
Ja. Med XFlow's no-code platform kan fagpersoner selv bygge og vedligeholde løsninger ved at tilføje felter og opsætte arbejdsgange i en visuel editor - uden programmering eller IT-ressourcer.
-
Kommuner, regioner, styrelser, uddannelsesinstitutioner og private virksomheder bruger alle digitale selvbetjeningsløsninger til at automatisere arbejdsgange og forbedre servicen over for borgere og medarbejdere.
-
XFlow er abonnementsbaseret og prisen aftales ud fra jeres organisation og behov. Kontakt os for et konkret tilbud eller book en uforpligtende demo.
-
De vigtigste kriterier er integration til myndighedens fagsystemer og ESDH, MitID-login, mulighed for digital fuldmagt og medbetjening, understøttelse af samtykke, webtilgængelighed efter WCAG 2, dokumenteret datasikkerhed og om fagpersoner selv kan bygge og rette løsningerne uden udviklingsressourcer.
-
XFlow er en dansk no-code platform til digitale selvbetjeningsløsninger og digitale arbejdsgange, udviklet til den offentlige sektor i Danmark. Platformen har over 65 integrationer, understøtter MitID, Digital Fuldmagt og Digitalt Samtykke, opfylder WCAG 2 og er dækket af en årlig ISAE 3000-erklæring.
