Digitalisering af arbejdsgange: hvad betyder det i praksis?
Mange organisationer har arbejdsgange der stadig kører på papir, e-mail eller manuelle processer spredt over flere systemer. Digitalisering af arbejdsgange handler om at samle og automatisere disse processer — så data flyder automatisk fra ét trin til det næste uden manuel indgriben.
Det er ikke det samme som at bygge en digital selvbetjeningsløsning til borgere. Digitalisering af arbejdsgange handler primært om de interne processer i organisationen — godkendelser, registreringer, dataafleveringer og sagsbehandling.
Hvad er en arbejdsgang?
En arbejdsgang er en serie af aktiviteter der skal gennemføres for at løse en opgave. I den offentlige sektor kan det fx være:
En ny medarbejder skal ansættes. HR udfylder oplysninger, lederen godkender, lønsystemet opdateres og IT opretter adgange. I dag sker det ofte via e-mail frem og tilbage - med risiko for at noget glemmes eller data tastes forkert.
Når arbejdsgangen digitaliseres, sker alle trin automatisk og i den rigtige rækkefølge.
Hvad er forskellen på digitalisering og automatisering?
Digitalisering flytter en proces fra papir eller manuelle systemer til et digitalt format. Automatisering fjerner den manuelle håndtering helt — så arbejdsgangen kører af sig selv uden menneskelig indgriben ved hvert trin.
I praksis hænger de to ting tæt sammen. De fleste organisationer starter med at digitalisere og bevæger sig gradvist mod fuld automatisering efterhånden som de bliver fortrolige med platformen.
Typiske arbejdsgange der digitaliseres
Disse arbejdsgange går igen på tværs af kommuner, regioner og styrelser:
HR og personale - ny ansættelse, afgang, kørselsafregning, ferie, timeindberetning og fraværsregistrering med automatisk aflevering til lønsystem.
Godkendelsesflows - indkøbsgodkendelse, rejseafregning og investeringsforslag der kræver godkendelse fra flere led i organisationen.
Sagsbehandling - ansøgninger der skal behandles, godkendes og arkiveres i ESDH med fuld dokumentation og audittrail.
Interne registreringer - nøgleudlevering, IT-adgange, onboarding-tjeklister og andre processer der i dag lever i e-mails og regneark.
Tre trin til at digitalisere en arbejdsgang
1. Kortlæg arbejdsgangen
Start med at forstå den nuværende proces. Hvilke data skal indsamles? Hvem skal involveres og hvornår? Hvad sker der når sagen er afsluttet og hvor skal data ende?
2. Byg den digitale løsning
Med XFlow kan fagpersoner selv bygge løsningen via drag-and-drop uden programmering. Eller få den bygget via XFlow Plug'n'Play hvor vores konsulenter bygger løsningen for jer.
3. Integrér med eksisterende systemer
En god digital arbejdsgang taler med de systemer I allerede bruger. ESDH, lønsystem, Digital Post eller fagsystemer. XFlow har over 65 integrationer der sikrer at data lander det rigtige sted automatisk.
Hvad er gevinsten?
Organisationer der digitaliserer arbejdsgange oplever kortere sagsbehandlingstid, færre fejl og bedre dokumentation. Medarbejdere slipper for manuelle opgaver og kan bruge tiden på det der skaber reel værdi.
Book en uforpligtende demo og se hvordan XFlow kan digitalisere jeres arbejdsgange.
FAQ
-
Digitalisering af arbejdsgange betyder at erstatte manuelle og papirbaserede interne processer med digitale løsninger der kører automatisk. Fra dataindsamling til arkivering i fagsystemer.
-
Digitalisering flytter en proces til et digitalt format. Automatisering fjerner den manuelle håndtering helt, så arbejdsgangen kører af sig selv uden menneskelig indgriben ved hvert trin.
-
I princippet kan enhver arbejdsgang der involverer dataindsamling, godkendelse eller videregivelse af oplysninger digitaliseres. Det gælder alt fra HR-processer og sagsbehandling til borgervendte ansøgninger, interne registreringer og komplekse flertrinsflows med flere parter.
-
Nej. XFlow er en no-code platform hvor fagpersoner selv bygger løsninger via drag-and-drop uden programmering.
-
XFlow er abonnementsbaseret og prisen aftales ud fra jeres organisation og behov. Kontakt os for et konkret tilbud eller book en uforpligtende demo.
