Digital samtykkehåndtering i XFlow: sådan fungerer det
Digital samtykkehåndtering er en digital metode til at indhente, dokumentere og administrere samtykke fra borgere eller kunder, typisk indbygget direkte i en digital blanket eller arbejdsgang. Det gør det muligt for en organisation at bede om accept til et specifikt formål, fx videregivelse af oplysninger eller brug af billeder, og efterfølgende dokumentere, hvornår og hvordan samtykket blev givet.
I modsætning til en fysisk underskrift eller en mundtlig aftale bliver samtykket en fast, dokumenteret del af selve arbejdsgangen. Samtykkeerklæringer kan desuden kategoriseres under samtykketyper, så organisationen kan se, hvor de forskellige typer samtykke bliver brugt på tværs af blanketter.
Hvorfor er digital samtykkehåndtering vigtigt?
GDPR stiller krav om, at samtykke skal være frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt. Det skal desuden kunne dokumenteres, og borgeren eller kunden skal til enhver tid kunne trække det tilbage.
Uden en digital løsning ender samtykke ofte som en linje i en e-mail eller en krydset boks på et papirskema — svært at dokumentere og nemt at miste overblikket over. Digital samtykkehåndtering løser det ved at gøre samtykket til en fast, sporbar del af arbejdsgangen.
Sådan fungerer digital samtykkehåndtering i XFlow
I XFlow tilføjes samtykke som et almindeligt felt i en blanketskabelon. Feltet kan tilpasses til den konkrete situation:
Egen tekst og overskrift. I skriver selv teksten til den samtykkeerklæring, brugeren skal tage stilling til, med en tydelig overskrift og evt. en uddybende beskrivelse.
Tilpassede knapper. Som standard vises "Ja" og "Nej", men teksten på knapperne kan ændres, og en tredje valgmulighed kan tilføjes, hvis det er relevant.
Stopklods ved manglende samtykke. I kan indstille feltet, så udfyldelsen ikke kan fortsætte, hvis samtykket ikke gives - eller lade brugeren fortsætte alligevel, hvis samtykket ikke er en forudsætning.
Samtykketyper og overblik. Samtykkeerklæringer kan kategoriseres under "samtykketyper", så I kan se, hvilke typer samtykke der findes, og i hvilke blanketskabeloner og arbejdsgange de bruges. Arbejdsgange kan filtreres efter samtykketype, så I har overblik over, hvor de forskellige typer bliver brugt - på tværs af mange blanketter. Det er et overblik over kategorisering og anvendelse, ikke et register over de konkrete samtykker, brugerne har givet eller trukket tilbage.
Digital samtykkehåndtering vs. Digitalt Samtykke
Det er let at forveksle det generelle samtykke-felt med Digitalt Samtykke - men de to løser forskellige behov, og samtykket ender også forskellige steder.
Det generelle samtykke-felt, som er beskrevet ovenfor, er et no-code-værktøj i XFlow, som enhver organisation kan bruge til at indhente samtykke til et hvilket som helst formål, direkte i egne blanketter. Samtykket registreres alene i XFlow - der er ingen forbindelse til den fællesoffentlige Digital Samtykke-platform.
Digitalt Samtykke er derimod en specifik, fællesoffentlig løsning, udviklet af Digitaliseringsstyrelsen. Samtykker, der indhentes via denne løsning, registreres på den nationale samtykkeoversigt Digitalt Samtykke, hvor borgeren selv kan se og tage stilling til sine samtykker. Myndigheden kan anmode om og finde borgeres samtykker direkte i myndighedsdelen af løsningen - også uden at bruge XFlow. XFlow har derudover udviklet en integration, der gør det muligt at aflevere samtykker til Digitalt Samtykke direkte fra en arbejdsgang i XFlow. Løsningen er forbeholdt myndigheder og aktører med myndighedsopgaver - private virksomheder kan ikke tilkøbe eller bruge Digitalt Samtykke.
Med andre ord: alle XFlow-kunder kan bruge det generelle samtykke-felt til at indhente og dokumentere samtykke i egne løsninger, men samtykket bliver kun synligt i XFlow.
Digitalt Samtykke er derimod en selvstændig, fællesoffentlig platform, som myndigheder kan bruge med eller uden XFlow. Men kun XFlow-kunder kan bruge integrationen, der afleverer samtykker til platformen direkte fra en arbejdsgang. Vil en privat virksomhed indhente samtykke til fx brug af billeder, sker det derfor via det generelle samtykke-felt - ikke via Digitalt Samtykke.
Kan private virksomheder bruge digital samtykkehåndtering i XFlow?
Ja. Det generelle samtykke-felt er en del af XFlow's no-code-platform og er ikke forbeholdt den offentlige sektor. En privat virksomhed kan bruge det til fx at indhente samtykke til markedsføring, videregivelse af data til en samarbejdspartner eller brug af billeder - på samme måde som en kommune kan bruge det i en ansøgningsblanket.
Hvilke faktorer bør I vurdere, når I vælger et system til digital samtykkehåndtering? – og sådan gør XFlow det
Kan samtykket tilpasses den konkrete situation? Generiske ja/nej-bokse uden kontekst giver ikke et gyldigt, informeret samtykke. I XFlow skriver I selv tekst, overskrift og knapper til hver samtykkeerklæring.
Kan I forhindre at en udfyldelse fortsætter uden samtykke, hvis det er nødvendigt? Ja, en stopklods-indstilling kan kræve accept, før blanketten kan sendes videre.
Har I overblik over alle samtykker på tværs af blanketter? Ja, samtykketyper i XFlow giver central kategorisering, og arbejdsgange kan filtreres efter samtykketype.
Kan samtykke indgå i en eksisterende arbejdsgang, uden en separat platform? Ja, samtykke tilføjes som et almindeligt felt direkte i blanketskabelonen, uden ekstra systemer eller integrationer.
Er løsningen tilgængelig for både offentlige og private organisationer? Ja, det generelle samtykke-felt i XFlow er en del af platformens no-code-værktøjer og er ikke forbeholdt myndigheder.
Eksempel fra den offentlige sektor
En kommune, der skal videregive oplysninger om en borger til et jobcenter i forbindelse med en sag, kan indhente og dokumentere samtykket direkte i den digitale ansøgningsblanket - uden at borgeren skal underskrive et separat papir, og uden at sagsbehandleren selv skal huske at gemme dokumentationen et andet sted.
Book en uforpligtende demo og se, hvordan digital samtykkehåndtering fungerer i XFlow.
FAQ
-
Digital samtykkehåndtering er en digital metode til at indhente, dokumentere og administrere samtykke fra borgere eller kunder, typisk som en del af en digital blanket eller arbejdsgang.
-
Digital samtykkehåndtering er det generelle begreb og et no-code-værktøj, som enhver XFlow-kunde kan bruge til at indhente samtykke i egne blanketter - samtykket registreres i så fald alene i XFlow.
Digitalt Samtykke er derimod en specifik, fællesoffentlig løsning forbeholdt myndigheder, hvor samtykket i stedet registreres på den nationale samtykkeoversigt samtykke.borger.dk. -
Ja. Det generelle samtykke-felt er ikke forbeholdt den offentlige sektor. Private virksomheder kan bruge det til at indhente samtykke i egne kundevendte blanketter og arbejdsgange, og samtykket opbevares i så fald i XFlow.
-
Nej. Digitalt Samtykke er en fællesoffentlig løsning forbeholdt myndigheder. En privat virksomhed, der fx skal indhente samtykke til brug af billeder, gør det i stedet via det generelle samtykke-felt, og samtykket bliver kun synligt i XFlow - ikke på samtykke.borger.dk.
-
De vigtigste kriterier er, om samtykket kan tilpasses den konkrete situation, om udfyldelsen kan stoppes uden samtykke, om samtykkeerklæringer kan kategoriseres og genfindes på tværs af blanketter, om samtykke kan indgå i en eksisterende arbejdsgang, og om løsningen er tilgængelig for både offentlige og private organisationer.
-
Ja. I XFlow kan samtykke-feltet indstilles med en stopklods, så udfyldelsen ikke kan fortsætte, hvis samtykket ikke gives.
-
Ja. Samtykkeerklæringer i XFlow kan kategoriseres under samtykketyper, og arbejdsgange kan filtreres efter samtykketype. Det giver overblik over, hvilke typer samtykke der findes, og i hvilke blanketskabeloner og arbejdsgange de bruges - men det er ikke et register over de konkrete samtykker, brugerne har givet eller trukket tilbage.
