Automatisering af arbejdsgange: sådan kommer du i gang
Automatisering af arbejdsgange handler om at lade digitale systemer udføre de opgaver der ellers kræver manuel håndtering. Det er næste skridt efter digitalisering, og det er her den rigtige tidsbesparelse opstår.
Hvor digitalisering flytter en proces fra papir til skærm, fjerner automatisering de manuelle mellemtrin helt. Data flyder automatisk fra ét system til det næste, notifikationer sendes uden at nogen trykker send, og sager oprettes i fagsystemer uden menneskelig indgriben.
Hvad er forskellen på digitalisering og automatisering?
Mange bruger ordene i flæng, men der er en vigtig forskel. Læs mere i vores artikel om digitalisering af arbejdsgange.
Kort sagt: digitalisering er at flytte processen online. Automatisering er at lade den køre af sig selv.
Hvilke arbejdsgange egner sig til automatisering?
De bedste kandidater til automatisering er arbejdsgange, der har en eller flere af følgende kendetegn:
De er repetitive og følger samme mønster hver gang.
De involverer indsamling af data, der skal bruges et andet sted - det kan være en simpel tilmeldingsliste, der samles i et Excel-ark, eller automatisk dataoverførsel mellem systemer.
De skal sende en notifikation til en eller flere parter.
De har klare regler for, hvornår noget skal godkendes eller afvises.
Det gælder også arbejdsgange med kun én involveret person. Automatisering handler ikke kun om komplekse flows med flere parter og godkendelsestrin.
Tre trin til at automatisere en arbejdsgang
1. Identificér den rigtige arbejdsgang
Start med en arbejdsgang der er repetitiv, tidskrævende og følger et fast mønster. Jo mere forudsigelig processen er, jo lettere er den at automatisere.
2. Kortlæg flowet
Beskriv hvert trin: hvad sker der, hvem skal involveres, hvilke data skal sendes videre og hvad er slutresultatet? Brug XFlow's flowdesigner til at visualisere og bygge arbejdsgangen.
3. Integrér og test
Sæt integrationer op til de relevante systemer - ESDH, lønsystem, Digital Post eller fagsystemer. Test at data lander rigtigt og at notifikationer sendes korrekt. XFlow har over 65 integrationer der understøtter automatisk dataaflevering.
Hvad kræver det af organisationen?
Automatisering kræver ikke en IT-afdeling. Med XFlow kan fagpersoner selv bygge og vedligeholde automatiserede arbejdsgange i Flowdesigneren, uden en linje kode. Vil man derimod sætte avancerede integrationer op via API eller tilpasse dataafleveringer til specifikke systemer, kan det være en fordel at involvere en teknisk profil.
Har I ikke ressourcerne internt, kan XFlow Plug'n'Play hjælpe, her bygger vores specialister løsningen for jer.
Det vigtigste er at have styr på selve arbejdsgangen inden man bygger. Jo bedre kortlægningen er, jo bedre bliver løsningen.
Book en uforpligtende demo og se hvordan XFlow kan automatisere jeres arbejdsgange.
FAQ
-
Automatisering af arbejdsgange betyder at digitale systemer udfører manuelle opgaver automatisk - så data flyder fra ét system til det næste uden menneskelig indgriben.
-
Digitalisering flytter en proces online. Automatisering fjerner de manuelle mellemtrin helt, så arbejdsgangen kører af sig selv.
-
Arbejdsgange, der er repetitive, involverer dataindsamling der skal bruges et andet sted, kræver notifikationer, eller har klare regler for godkendelse, egner sig godt til automatisering.
Det gælder også løsninger med kun én person involveret.
Typiske eksempler er ansøgninger om hjælpemidler, KL´s blanketter, kørselsafregning, onboarding af nye medarbejdere mv. -
De fleste arbejdsgange kan bygges uden teknisk baggrund via XFlow's no-code platform. Vil man derimod sætte avancerede integrationer op via API eller tilpasse dataafleveringer til specifikke systemer, kan det være en fordel at involvere en teknisk profil. XFlow's konsulenter kan også hjælpe med den del via Plug'n'Play.
-
XFlow er abonnementsbaseret og prisen aftales ud fra jeres organisation og behov. Kontakt os for et konkret tilbud eller book en uforpligtende demo.
-
Ja. XFlow automatiserer arbejdsgange uanset om de starter internt, fx en indkøbsgodkendelse, eller eksternt, fx en borgers ansøgning om hjælpemidler.
Begge typer arbejdsgange kan blandt andet indeholde godkendelser, notifikationer og automatiske dataafleveringer.
