Automatisering af arbejdsgange: sådan kommer du i gang

Automatisering af arbejdsgange handler om at lade digitale systemer udføre de opgaver der ellers kræver manuel håndtering. Det er næste skridt efter digitalisering, og det er her den rigtige tidsbesparelse opstår.

Hvor digitalisering flytter en proces fra papir til skærm, fjerner automatisering de manuelle mellemtrin helt. Data flyder automatisk fra ét system til det næste, notifikationer sendes uden at nogen trykker send, og sager oprettes i fagsystemer uden menneskelig indgriben.

Hvad er forskellen på digitalisering og automatisering?

Mange bruger ordene i flæng, men der er en vigtig forskel. Læs mere i vores artikel om digitalisering af arbejdsgange.

Kort sagt: digitalisering er at flytte processen online. Automatisering er at lade den køre af sig selv.

Hvilke arbejdsgange egner sig til automatisering?

De bedste kandidater til automatisering er arbejdsgange der:

Er repetitive og følger samme mønster hver gang. Involverer dataoverførsler mellem systemer. Kræver notifikationer til flere parter. Har klare regler for hvornår noget skal godkendes eller afvises.

Typiske eksempler er ansøgninger om hjælpemidler, kørselsafregning, onboarding af nye medarbejdere, timeindberetning og godkendelse af indkøb.

Tre trin til at automatisere en arbejdsgang

1. Identificér den rigtige arbejdsgang
Start med en arbejdsgang der er repetitiv, tidskrævende og følger et fast mønster. Jo mere forudsigelig processen er, jo lettere er den at automatisere.

2. Kortlæg flowet
Beskriv hvert trin: hvad sker der, hvem skal involveres, hvilke data skal sendes videre og hvad er slutresultatet? Brug XFlow's flowdesigner til at visualisere og bygge arbejdsgangen.

3. Integrér og test
Sæt integrationer op til de relevante systemer - ESDH, lønsystem, Digital Post eller fagsystemer. Test at data lander rigtigt og at notifikationer sendes korrekt. XFlow har over 65 integrationer der understøtter automatisk dataaflevering.

Hvad kræver det af organisationen?

Automatisering kræver ikke en IT-afdeling. Med XFlow kan fagpersoner selv bygge og vedligeholde automatiserede arbejdsgange via drag-and-drop. Vil man derimod sætte avancerede integrationer op via API eller tilpasse dataafleveringer til specifikke systemer, kan det være en fordel at involvere en teknisk profil.

Har I ikke ressourcerne internt, kan XFlow Plug'n'Play hjælpe - her bygger vores specialister løsningen for jer.

Det vigtigste er at have styr på selve arbejdsgangen inden man bygger. Jo bedre kortlægningen er, jo bedre bliver løsningen.

Book en uforpligtende demo og se hvordan XFlow kan automatisere jeres arbejdsgange.

FAQ

• Hvad er automatisering af arbejdsgange?

  Automatisering af arbejdsgange betyder at digitale systemer udfører manuelle opgaver automatisk - så data flyder fra ét system til det næste uden menneskelig indgriben.

• Hvad er forskellen på digitalisering og automatisering?

  Digitalisering flytter en proces online. Automatisering fjerner de manuelle mellemtrin helt, så arbejdsgangen kører af sig selv.

• Hvilke arbejdsgange egner sig bedst til automatisering?

  Arbejdsgange der er repetitive, følger et fast mønster og involverer dataoverførsler mellem systemer. Fx ansøgninger, godkendelsesflows, onboarding og timeindberetning.

• Skal man kunne kode for at automatisere arbejdsgange med XFlow?

  De fleste arbejdsgange kan bygges uden teknisk baggrund via XFlow's no-code platform. Vil man derimod sætte avancerede integrationer op via API eller tilpasse dataafleveringer til specifikke systemer, kan det være en fordel at involvere en teknisk profil. XFlow's konsulenter kan også hjælpe med den del via Plug'n'Play.

• Hvad koster det at automatisere arbejdsgange med XFlow?

  XFlow er abonnementsbaseret og prisen aftales ud fra jeres organisation og behov. Kontakt os for et konkret tilbud eller book en uforpligtende demo.