7 arbejdsgange i XFlow sparer Odense Kommune for 2,67 årsværk
Odense Kommune er lykkedes med at bygge digitale puljestyrings-arbejdsgange i XFlow, så de sparer 2,67 årsværk. I 2023 vandt de “Årets arbejdsgang” hos XFlow, og arbejdsgangene har været med til at give medarbejderne mere tid i løbet af året til at tage sig af puljeansøgninger.
“Vi gik til opgaven med den hensigt at få automatiseret så meget af den puljeansvarliges arbejde som muligt, samtidig med at vi kunne lave en løsning, der kunne være skalerbar, så vi havde en vis standard på tværs af kommunens puljer”, siger koordinator i Odense Kommune, Christian Bargholz.
Arbejdsgange lettede en intens ansøgningsproces
At håndtere og behandle ansøgninger til kommunale puljer plejede at være en tung og krævende proces for medarbejderne i Odense Kommune. Når ansøgningsrunden starter den 1. januar og slutter midt i september, er der nemlig kun få måneder sidst på året til at behandle de knap 100 puljeansøgninger, kommunen normalt modtager årligt.
Da Odense Kommune indså, at processen for en puljeansøgning stort set var den samme på tværs af puljer, begyndte de at tilpasse deres arbejdsgange i XFlow, så de nemt og hurtigt kunne genbruge den samme proces til at håndtere flere puljer.
På den måde har de nu mulighed for at være på forkant, inden ansøgningsfristen udløber. Og det er ikke kun i kroner og ører, at de sparede årsværk kan mærkes, fortæller Christian Bargholz:
»De puljeansvarlige plejede at have over to ugers flextid opsparet i januar, og det har de ikke længere. Nu kan de tage imod ansøgningerne tidligere og løbende gennem året, i stedet for at samle til bunke og skulle arbejde virkelig intenst fra oktober til vinter.«
“Det er blevet en nemmere proces at gå til, og det gør også, at spidsbelastningsperioden bliver bredt ud”
Skalerbare løsninger
På nuværende tidspunkt er det blevet til syv arbejdsgange, som sparer Odense Kommune for 2,67 årsværk. Det er særligt de sociale puljer, der er årsag til dette, og de næste løsninger i støbeskeen er at skalere endnu mere på deres fritids-, musik- og kulturpuljer.
Og fordi processen med at modtage og validere ansøgninger i et flow er meget ens, så er det heller ikke længere nødvendigt at have en studentermedhjælper ansat til at lave det samme copy-paste-arbejde:
“Nu trækker vi bare fra felter, genererer et Word-dokument, sender til en fælles-postkasse, og så kan de bruge Adobe til at samle alle de her Word-dokumenter til én stor PDF og så lige give det en indholdsfortegnelse. Så det har faktisk sparet en hel studentermedhjælper også”, siger Christian Bargholz.
