HJØRRING KOMMUNE
En rivende udvikling fra første arbejdsgang til digitale selvbetjenings-løsninger i hele kommunen
Når der bliver digitaliseret i Hjørring Kommune, er XFlow en fast del af ligningen - og systemet udgør i stadig større grad en del af dagligdagen for kommunens medarbejdere og borgere - enten direkte eller indirekte.
Løbende digitalisering hen over årene
Hjørring Kommune har været tilknyttet systemet XFlow, siden 2013 og har digitaliseret arbejdsgange gennem systemet over en lang årrække. I skrivende stund har kommunen digitaliseret omkring 100 arbejdsgange, som hjælper og aflaster både medarbejdere og borgere i mødet med de processer, som engang blev foretaget analogt og i fysisk form. Det var bl.a. med stor succes, at XFlow muliggjorde online booking af møder med byggesagsbehandlere forud for indsendelse af byggeansøgniger – til glæde for både medarbejdere og borgere. Et eksempel på en ”simpel” blanket med stort potentiale pga. ændrede omstændigheder i kommunen ifølge digitaliseringskonsulent, Kenneth Pryssing Nøhr.
Løsninger bliver bemærket
Som konsulent sidder Kenneth Pryssing Nøhr selv som både ambassadør og tovholder for systemet i Hjørring Kommune, hvor det er forankret i forvaltningen for Kultur, Teknik & Miljø. Derfor har løsninger gennem systemet ofte udsprunget herigennem, men andre nysgerrige blikke i organisationen er også begyndt at åbne øjnene for potentialet. Det er bl.a. lykkedes ved at promovere de opnåede gevinster igennem systemet på kommunens intranet og rundt omkring på gangene. Af den grund har det skabt ringe i vandet, og digitaliseringskonsulenten ser ind i, at endnu flere arbejdsgange kan digitaliseres og automatiseres – udover de eksisterende.
Tænker det ind fra start
Brugen af XFlow er nu så udbredt, at det tænkes ind i mange af de digitale processer – herigennem oplæring af nye elever, der bliver introduceret til kommunens systemer. Elever bliver ofte sat ind i systemet, så de selv kan forstå logikken bag, opbygge arbejdsgange og dermed digitalisere yderligere. For Kenneth Pryssing Nøhr handler det om at få nye øjne på gamle problemstillinger, som måske kan løses på en bedre måde: “Elever - eller nye medarbejdere - kommer med de her friske øjne. Ved at give eleverne et indblik i at vi faktisk har et værktøj i kommunen, der kan bruges, så kan de være med til at arbejde med at lave en Word-blanket om til en XFlow-blanket.”
Eleverne bliver dermed klædt godt på og har succesoplevelser ved at skabe og fornemme effekten ved digitalisering. Baseret på erfaringer behøves det dog ikke være alle ansatte, der har en direkte kontaktflade med systemet. I stedet skal de hellere være gode til at beskrive deres behov: Hvad er det for en data, der skal indsamles, hvor skal det ende, og hvordan skal det helst gøres? Derefter vurderer digitaliseringskonsulenten, hvordan ønskerne kan understøttes på den bedste måde.
Det hænger sammen med, at organisationen skal nå at følge med teknikken. For Kenneth Pryssing Nøhr er det vigtigt, at medarbejderne ikke overrumples med nye og ændrede tilgange. I stedet skal de løbende se den værdi og de gevinster, som digitaliseringen afføder; en naturlig interesse i stedet for fortvivlelse og bekymring over, at deres opgaver bliver overtaget af teknikken.
"Men det er super spændende, og det bliver helt sikkert meget værdiskabende, når vi først får knækket koden til de koblinger, vi kan lave. Så det er jo ikke bare et blanketsystem, det tror jeg også, at ledelsen har fået øjnene op for. Det kan meget mere, men det kalder også på, at man investerer noget tid for at blive godt sat ind i det. Men det er godt givet ud."
– Kenneth Pryssing Nøhr, Digitaliseringsmedarbejder
Kommuner sparer med hinanden
Interesse for digitalisering gælder ikke kun internt. Andre jyske kommuner, der er tilknyttet XFlow, sparer løbende med hinanden. Hjørring har f.eks. selv kontaktet andre kommuner om gode løsninger, såsom Silkeborg, mens der også kommer henvendelser udefra.
Det handler i høj grad om den førnævnte selvbetjeningsløsning om byggesager, som andre kommuner fik øjnene op for.
Her var de ivrige efter at høre om kommunens egne erfaringer, og hvordan sådan en løsning bedst muligt kunne understøtte en lignende proces i deres egen, lokale kontekst.
Automatisering og RPA bliver fremtiden
Selvom digitaliseringskonsulenten er erfaren i brugen af XFlow, får han ofte øje på yderligere funktionalitet i systemet, som kan komme kommunen til gode. “Men nu er vi også nået til et punkt, hvor vi gerne vil udfordre os selv - og udfordre XFlow - i de muligheder, der er. Så det bliver et mere og mere vigtigt værktøj. Jeg bruger også mere og mere tid på at dykke ned i funktionaliteterne”, udtaler han.
Trods det kræver fokus at sætte sig ind i dét, føler digitaliseringskonsulenten, at det er godt givet ud. I fremtiden ser Kenneth Pryssing Nøhr f.eks. ind i, at brugen af XFlow udvides og bliver endnu mere kompleks – med stor fokus på automatisering og RPA, som Horsens bl.a. har haft gode erfaringer med.
Men før frugterne kan høstes, kræver det grundige overvejelser internt i organisationen.
Det gælder bl.a. en vurdering og strømlining af den data, automatiseringen skal omhandle. Andre kollegaer skal også inddrages, så de kan bidrage med deres viden i forhold til de integrationer, der skal spille sammen hos kommunen. Hvis strukturen først er på plads, viser det også hurtigere en gavnlig effekt.
“Men det er super spændende, og det bliver helt sikkert meget værdiskabende, når vi først får knækket koden til de koblinger, vi kan lave. Så det er jo ikke bare et blanketsystem, det tror jeg også, at ledelsen har fået øjnene op for. Det kan meget mere, men det kalder også på, at man investerer noget tid for at blive godt sat ind i det. Men det er godt givet ud.”
I sidste ende bygger både automatisering og RPA ovenpå de allerede vundne gevinster. I øjeblikket arbejder Hjørring Kommune f.eks. på en løsning vedrørende byggeaffald. Her hjælper XFlow med at sikre en lokal løsning på en national udfordring, hvor de nuværende muligheder kan virke forvirrende for borgeren.
Ser du lignende muligheder ved at inkludere eller udvide brugen af XFlow i din organisation, så tøv ikke med at henvende dig til os, ligesom Kenneth Pryssing Nøhr gerne fortæller om deres egne erfaringer med digitalisering igennem systemet.