SILKEBORG KOMMUNE
Erfaringer med XFlow bliver delt internt – og eksternt
“Man behøver ikke at være IT-kyndig for at bruge XFlow. Det kræver bare, at man har interesse for at bruge systemet. Byggeklodselementerne gør det nemt at anvende”, udtaler Ole Sølvsten Holm, personalekonsulent i Organisation & Personale.
Integrationer gør det let
Silkeborg Kommune har haft XFlow implementeret siden 2016, og helt fra start har det været personalekonsulent i Organisation & Personale, Ole Sølvsten Holm, der har været involveret i opbygning af de forskellige blanketter og arbejdsgange.
Én af de første arbejdsgange, kommunen valgte at digitalisere, omhandlede aflønning af borgere, der var ansat af kommunen, men som ikke var dækket af en overenskomst – fx handicaphjælpere og plejefamilier.
”Først fik vi lavet en integration til vores lønsystem, Silkeborg Data, og derefter til Prisme, vores økonomisystem”, fortæller Ole Sølvsten Holm. “Med de to integrationer var det pludselig let at lave en blanket, hvor borgerne via NemID både kunne indberette de timer, de skulle have godtgørelse for, og samtidig også kunne vedhæfte bilag for deres udlæg, fx billetter til svømmehallen.”
Erfaringer bliver delt internt – og eksternt
Ole Sølvsten Holm hjælper gerne sine kollegaer i gang med XFlow, og hvis det kniber i opstartsfasen, opbygger han deres blanketter.
I løbet af de seneste år har Silkeborg Kommune intensiveret samspillet mellem deres systemer og XFlow. Det er lykkedes, fordi de forskellige forvaltninger i kommunen har udvekslet erfaringer om gode digitaliseringsløsninger. Alle ved efterhånden, at de skal gå til Ole Sølvsten Holm, hvis de vil digitalisere en blanket eller en arbejdsgang. ”
“Med de to integrationer var det pludselig let at lave en blanket, hvor borgerne via NemID både kunne indberette de timer, de skulle have godtgørelse for, og samtidig også kunne vedhæfte bilag for deres udlæg, fx billetter til svømmehallen.”
– Ole Sølvsten Holm, Personalekonsulent
Afdelingen for Sundhed og Omsorg ønskede fx nye muligheder for lønoprettelser i deres lønsystem og diverse fagsystemer, da de kunne se, at det kunne gøres lettere igennem XFlow. De henvendte sig derfor til Ole Sølvsten Holm. Her fulgte en proces, hvor de nøje vurderede, hvilke informationer og medarbejdere, der skulle inddrages i processen. Resultatet er til at føle på: "Papir og manuelt tastearbejde er overflødig nu og en oplysning genbruges og tastes kun én gang”, udtaler han.
Hos Teknik & Miljø fik de inspiration til en arbejdsgang udefra - nemlig fra én af de nærliggende kommuner, og de var ivrige efter at komme i gang. Her har Ole Sølvsten Holm også været tovholder og sørget for, at de er blevet godt klædt på i XFlow. Teknik & Miljø har samtidig fået deres eget miljø i systemet, ligesom flere af afdelingens ansatte er blevet superbrugere i XFlow og dermed selvkørende, når der skal opbygges nye arbejdsgange.
Gevinsterne bliver bemærket
Fysisk journalførelse for både lønninger og udlæg er således blevet digitaliseret – til stor gavn for alle parter. Både borgere og sagsbehandlere oplever at spare tid, og fejl er der få af:
”Når man har trykket send, så ligger den i den rigtige postkasse med det samme”, fortæller Ole Sølvsten Holm. Han medgiver, at der sagtens kan gå tid med at justere arbejdsgangene, men det er godt givet ud. Det har bl.a. givet pote under de sidste års nedlukninger, hvor de normale processer kunne opretholdes: ”I lyset af corona er vi utrolige heldige med, at vi har haft det oppe og køre. Borgerne bliver utilfredse, når de ikke får deres penge til tiden. Det er vi ovre nu”.
Ole har været ude ved kommuner i det jyske for at fortælle om XFlow, og han giver gerne gode råd videre.
Du skal derfor være velkommen til at kontakte Silkeborg Kommune, ligesom vi hos XFlow altid er klar til at hjælpe jer godt i gang gennem workshops og undervisning.