Vejle Kommune planlægger Tour de France med XFlow i ryggen
Vejle Kommune har i en lang årrække benyttet sig af den digitale blanket-løsning i XFlow, tidligere DitmerFlex, og både borgere og medarbejdere har et godt kendskab til systemet. Som startby til årets store sportsarrangement i Danmark, Tour de France, er det også kommet til gavn ved planlægning i Vejle Kommune. En løsning, der egentlig blot bygger ovenpå de gode erfaringer, som kommunen har oplevet i sammenspil med XFlow.
Planlægning bygger videre på XFlow, GIS-kort gode erfaringer
Når der skal planlægges arrangementer – særligt Tour de France-planlægning – er systemet nemlig et oplagt og yndet værktøj for kommunen og dens medarbejdere, fortæller Christian Bargholz, digitaliseringskonsulent hos Vejle Kommune. Kommunens brug af XFlow baserer sig ikke udelukkende på planlægning af arrangementer. Alligevel har det en klar styrke her, da systemet indgår som et vigtigt værktøj, der bl.a. kan udstille et interaktivt GIS-kort over kommunen. Hvis borgere f.eks. ønsker at booke torve og pladser i Vejle Kommune, gøres det via en digital blanket. Her kan borgeren ved hjælp af markeringer og figurer vise de ønskede steder, som bookingen omhandler. Herefter bliver informationen automatisk videreført til kommunens sagsbehandlere og journaliseret.
“Det er integreret i den blanket, og at den kommer hen til de rigtige sagsbehandlere, som skal acceptere og sige god for, at tingene er i orden. Så vi bruger det meget til sagsbehandling og indsamling af data,” fortæller digitaliseringskonsulenten.
Tilgangen til planlægning af Tour de France i kommunen er trods tilpasninger derfor ikke helt ukendt. XFlow figurerer nemlig som kommunens “go-to” til digitale blanketter, ifølge Christian Bargholz. At systemet har de ønskede funktioner og integrationer til kommunens sagsbehandlingssystem, er ifølge digitaliseringskonsulenten et stort plus, som har vist sig vigtigt.
“Men vi har ikke fået noget negativ feedback på vores løsninger. Til gengæld har vi en masse glade kollegaer, der sparer en del tid på ikke at skulle modtage opkald og sagsbehandle derimellem. Eller ringe ud til virksomheder og få informationer derfra eller pressen i det hele taget. Så det sparer os super, super, super meget tid. Og det har virkelig lettet trykket - og gjort -, at vi har haft tid og overskud til at fokusere på at skabe den her bedst mulige oplevelse under Tour de France for alle vores interessenter”
XFlow som udgangspunkt ved afklaring
Vejle Kommune havde selv etableret en styregruppe i forbindelse med Tour de France. Det var samtidig styregruppen, der kom med en forespørgsel om en digital løsning, som kunne tilgodese deres ønsker – f.eks. at borgere og foreninger kunne markere og booke hele områder i kommunen til Tour de France. Efterfølgende dialoger mellem styregruppen og bl.a. digitaliseringskonsulent Christian Bargholz sørgede for en afklaring af behov og muligheder. Herefter blev der udarbejdet skitser, demoer og tests af løsningen, før den blev tilgængelig for den brede befolkning. XFlow var her en central partner gennem hele forløbet, da løsningen netop havde sit udgangspunkt i systemet. Ifølge digitaliseringskonsulenten ændrer løsningerne altid karakter undervejs fra idé til reel udførelse, men han finder også, at kommunens medarbejdere selv er gode til at jonglere med det muliges kunst og få det bedste ud af deres forudsætninger:
»I det hele taget har vi nogle rigtig dygtige mennesker i Vejle Kommune til at tænke hele paletten rundt: 'Hvad har vi af interessenter? Hvordan tager vi hånd om dem? Hvordan informerer vi borgerne bedst?'«
Det er som led i disse overvejelser, at XFlow og systemets kortfunktion spiller en central rolle.
Løsning sikrer glade kollegaer og effektiv behandling
Vejle Kommune benytter sig ikke blot af én blanket, men af flere i forbindelse med de digitale løsninger til planlægningen af Tour de France. Derfor er gevinsterne og glæden ved systemet især blevet bemærket af sagsbehandlerne, som modtager henvendelserne direkte via XFlow:
»Så er det jo altafgørende, at det snakker sammen med vores sagsbehandlingssystem, fordi vi har mange sagsbehandlere i Vejle Kommune, som er afhængige af, at de får informationer nemt ind, og at det bliver journaliseret ordentligt og rigtigt,« fortæller Christian Bargholz.
Derudover har den opnåede tidsbesparelse og mere effektive sagsbehandling generelt skabt glæde på gangene, så der er blevet frigivet tid til andre presserende opgaver:
»Men vi har ikke fået noget negativ feedback på vores løsninger. Til gengæld har vi en masse glade kollegaer, der sparer en del tid på ikke at skulle modtage opkald og sagsbehandle derimellem – eller ringe ud til virksomheder og få informationer derfra eller pressen i det hele taget. Så det sparer os super, super, super meget tid, og det har virkelig lettet trykket og gjort, at vi har haft tid og overskud til at fokusere på at skabe den her bedst mulige oplevelse under Tour de France for alle vores interessenter.«
For digitaliseringskonsulenten har der været nok at se til, men baseret på kollegaernes tilbagemeldinger har XFlow og dets muligheder hjulpet betragteligt i arbejdet med planlægningen hos de mange interessenter, der er involveret i et fænomen som Tour de France:
»Jeg vil sige, at det har været nogle virkelig pressede og stressede måneder, men jeg synes, at vi er kommet godt i mål,« afslutter Christian Bargholz.
Ønsker du at høre mere om, hvordan brugen af interaktive kort kan komme dig og din organisation til gode, er du meget velkommen til at kontakte os. Vi står naturligvis også klar til at tale om de integrationer og journaliseringer, som XFlow kan håndtere hos jer.
Digitaliseringskonsulent Christian Bargholz fra Vejle Kommune er ligeledes åben for spørgsmål om processen og de overvejelser, der fulgte med afholdelsen af et stort arrangement som Tour de France.
