VEJLE KOMMUNE
Vejle Kommune planlægger Tour de France med XFlow i ryggen
Vejle Kommune har i en lang årrække benyttet sig af XFlow, tidligere DitmerFlex, og både borgere og medarbejdere har et godt kendskab til systemet. Som startby til årets store sportsarrangement i Danmark, Tour de France, er det også kommet til gavn ved planlægning i Vejle Kommune. En løsning, der egentlig blot bygger ovenpå de gode erfaringer, som kommunen har oplevet i sammenspil med XFlow.
Planlægning bygger videre på gode erfaringer
Når der skal planlægges arrangementer i Vejle Kommune, er systemet nemlig et oplagt og yndet system for kommunen og dets medarbejdere at bruge, fortæller Christian Bargholz, digitaliseringskonsulent hos Vejle Kommune. Kommunens brug af XFlow baserer sig ikke udelukkende på planlægning af arrangementer. Alligevel har det en klar force her, da systemet indgår som et vigtigt værktøj, der bl.a. kan udstille et interaktivt GIS-kort over kommunen. Hvis borgere f.eks. ønsker at booke torve og pladser i kommunen, gøres det igennem en digital blanket. Her kan borgeren ved hjælp af markeringer og figurer vise de ønskede steder, som bookingen omhandler. Herefter bliver informationen automatisk videreført til kommunens sagsbehandlere og journaliseret:
“Det er integreret i den blanket, og at den kommer hen til de rigtige sagsbehandlere, som skal acceptere og sige god for, at tingene er i orden. Så vi bruger det meget til sagsbehandling og indsamling af data”, fortæller digitaliseringskonsulenten.”
Tilgangen til planlægning af Tour de France i kommunen er trods tilpasninger derfor ikke helt ukendt. XFlow figurerer nemlig som kommunens “go-to” til digitale blanketter ifølge Christian Bargholz. At systemet har de ønskede funktioner og integrationer til kommunens sagsbehandlingsystem er ifølge digitaliseringskonsulenten et stort plus, som har vist sig vigtigt.
“Men vi har ikke fået noget negativ feedback på vores løsninger. Til gengæld har vi en masse glade kollegaer, der sparer en del tid på ikke at skulle modtage opkald og sagsbehandle derimellem. Eller ringe ud til virksomheder og få informationer derfra eller pressen i det hele taget. Så det sparer os super, super, super meget tid. Og det har virkelig lettet trykket - og gjort -, at vi har haft tid og overskud til at fokusere på at skabe den her bedst mulige oplevelse under Tour de France for alle vores interessenter.”
– Christian Bargholz, Digitaliseringskonsulent
XFlow som udgangspunkt ved afklaring
Vejle Kommune havde selv etableret en styregruppe i forbindelse med Tour de France. Det var samtidig dem, som egentlig kom med en forespørgsel om en digital løsning, der kunne tilgodese deres ønsker – f.eks. at borgere og foreninger kunne markere og booke hele områder i kommunen til Tour de France. Efterfølgende dialoger mellem styregruppen og bl.a. digitaliseringskonsulent Christian Bargholz sørgede for en afklaring af behov og muligheder. Herefter blev der udarbejdet skitser, demoer og tests af løsningen, før den blev tilgængelig for den brede befolkning. XFlow var her en central partner igennem hele forløbet, da løsningen netop havde sit udgangspunkt i systemet. Ifølge digitaliseringskonsulenten ændrer løsningerne altid karakter undervejs fra idé til reel udførelse, men han finder også, at kommunens medarbejdere selv er gode til at jonglere med det muliges kunst og få det bedste ud af deres forudsætninger:
“I det hele taget har vi nogle rigtig dygtige mennesker i Vejle Kommune til at tænke hele paletten rundt: “Hvad har vi af interessenter? Hvordan tager vi hånd om dem? Hvordan informerer vi borgerne bedst?”
Det er som led i disse overvejelser, at XFlow og systemets Kort-funktion spiller en central rolle.
Løsning sikrer glade kollegaer og effektiv behandling
Vejle Kommune benytter sig ikke blot af én blanket, men af flere ift. de digitale løsninger henvendt planlægning af Tour de France. Af den grund er gevinsterne og glæden ved systemet særligt blevet bemærket af sagsbehandlere, som får henvendelserne direkte ind fra XFlow:
“Så er det jo altafgørende, at det snakker sammen med vores sagsbehandlingssystem. Fordi vi har mange sagsbehandlere i Vejle Kommune, som er afhængige af, at de får informationer nemt ind, og at det bliver journaliseret ordentligt og rigtigt”, fortæller Christian Bargholz.
Men derudover har den realiserede tidsbesparelse og effektive sagsbehandling generelt skabt glæde på gangene, så der har været tid til andre presserende opgaver:
“Men vi har ikke fået noget negativ feedback på vores løsninger. Til gengæld har vi en masse glade kollegaer, der sparer en del tid på ikke at skulle modtage opkald og sagsbehandle derimellem. Eller ringe ud til virksomheder og få informationer derfra eller pressen i det hele taget. Så det sparer os super, super, super meget tid. Og det har virkelig lettet trykket – og gjort –, at vi har haft tid og overskud til at fokusere på at skabe den her bedst mulige oplevelse under Tour de France for alle vores interessenter.”
For digitaliseringskonsulenten har der været nok at se til, men baseret på kollegaernes tilbagemeldinger har XFlow og dets muligheder hjulpet betragteligt i mødet med planlægning hos de mange interessenter, der er inde over et fænomen som Tour de France:
“Jeg vil sige, at det har været nogle virkelig pressede og stressede måneder, men jeg synes, at vi er kommet godt i mål”, afslutter Christian Bargholz.
Ønsker du at høre mere om, hvordan brug af interaktive kort kan komme dig og din organisation til gode, så kontakt os meget gerne, ligesom vi selvfølgelig er klar til at snakke om de integrationer og journaliseringer, som XFlow kan klare hos jer.
Digitaliseringskonsulent Christian Bargholz fra Vejle Kommune er også åben for spørgsmål om processen og de overvejelser, der fulgte ved afholdelse af et stort arrangement som Tour de France.