RANDERS KOMMUNE
XFlow har digitaliseret afviklingen af høringssvar
For at lette arbejdet med at afvikle høringer, ønskede Randers Kommune en sikker måde at bygge digitale formularer på. Samtidig ønskede de at gøre det let for borgerne at indtaste den nødvendige information, at kunne sende en kvittering og at styrke den demokratiske proces gennem offentliggørelsen af høringssvar på kommunens hjemmeside.
Løsningen var implementeringen af XFlow, som kommunen har brugt til at bygge en høringsportal, hvor borgere nemt og sikkert kan indtaste høringssvar. Høringsportalen har afsluttet fire høringer, og yderligere ni er under behandling.
Portalen har desuden netop gennemgået en større budgethøring, der fungerede som den første store test af systemet. Under budgethøringen fik kommunen offentliggjort 340 høringssvar på hjemmesiden igennem portalen, hvilket ifølge kommunen var en stor succes.
Høringsportal sørger for simpel proces
Høringsportalen er tilgængelig via kommunens hjemmeside, hvor det er muligt at sortere efter sted, type og emne for de forskellige høringer, samt hvorvidt de er aktive eller ej.
Portalen fungerer ved, at brugeren logger ind, angiver om man er borger eller virksomhed og indsender et høringssvar. Herefter sørger portalen for at fortælle brugeren hvilken information, der skal indtastes, ligesom portalen sørger for en kontrolleret og stringent indlevering af data til kommunens sagsbehandlere.
Dermed gør portalen arbejdet nemmere for sagsbehandleren i kommunen, der modtager alt relevant information på en sikker og overskuelig måde, fordi det er indtastet direkte i XFlow. Tidligere modtog sagsbehandleren en mail med et vedhæftet Word-dokument, som manuelt skulle skimmes igennem for at sortere personfølsomme data fra.
“Inspirationskilden til portalen var en lignende løsning hos en anden kommune, der havde effektiviseret arbejdet med publiceringen og journaliseringen af høringssvar. Da XFlow lige var blevet sat op, var det en oplagt mulighed for Randers Kommune at prøve sig med en tilsvarende løsning gennem platformen.”
– Randers Kommune
Fremtiden byder på fuld automatisering
Implementeringen af XFlow og tilbygningen af høringsportalen har været et længerevarende projekt, og kommunen arbejder fortsat med at strømline flere arbejdsgange for at opnå en komplet automatisering i fremtiden.
Inspirationskilden til portalen var en lignende løsning hos en anden kommune, der havde effektiviseret arbejdet med publiceringen og journaliseringen af høringssvar. Da XFlow lige var blevet sat op, var det en oplagt mulighed for Randers Kommune at prøve sig med en tilsvarende løsning gennem platformen.
Borgerne har taget godt imod platformen, og ifølge kommunen er processen med at indsende høringssvar uden tvivl blevet nemmere med den nye portal. Der mangler stadig at blive bygget den automatiske journalisering, og derved opnå en fuld automatisering i selve publiceringen af høringssvarene.