ODENSE KOMMUNE
Vi skaber fremtidens selvbetjeningsløsninger i samarbejde med XFlow
Odense kommune har igennem de seneste 8 år arbejdet med selvbetjeningsløsninger. De mange års erfaring med udvikling af selvbetjeningsløsninger har medført en unik modenhed indenfor området, men forældede systemer besværliggjorde at følge med de øgede krav til governance, GDPR og dokumentation. Kommunen søgte et system, som formår at spille sammen med den omverden, som skal bruge det – og her faldt valget på XFlow.
Et system med enormt potentiale
Som ansvarlig for implementeringen af XFlow på tværs af kommunens afdelinger, oplever projektleder Henriette Juul Riishøj et enormt potentiale for at effektivisere og automatisere arbejdsopgaver, som i dag er manuelle: ”Vi har lavet et regnestykke der hedder, at for hver papirblanket vi sparer væk – altså for hver gang vi har noget, hvor vi skal printe noget ud, udfylde, borgeren underskriver, vi får det tilbage, scanner det ind, indtaster osv. – der går ca. 15-30 min. (…) Bare sådan en simpel ting som timesedler, dem har vi omkring 300 af om måneden på handicaphjælpere. Så kan man jo selv begynde at gange op.”
Fordelene herved er ikke bare økonomiske. Henriette Juul Riishøj understreger, at det i langt højere grad handler om ”at gøre tingene nemmere for de folk, som i forvejen render stærkt”. Og mulighederne for skabelse af selvbetjeningsløsninger er mange. Henriette Juul Riishøj beskriver, hvordan Odense kommune allerede i dag har bygget op imod 200 selvbetjeningsløsninger i XFlow – men det stopper slet ikke der:
“Jeg siger, at om et par år har vi 1000 selvbetjeningsløsninger. Vi har jo ikke engang nærmet os vores HR-område overhovedet med nogen selvbetjeningsløsninger, og er der et sted, hvor der er mange processer, der kan understøttes, så er det i HR – så potentialet er enormt.”
Henriette Juul Riishøj, Projektleder, Digitalisering i Odense Kommune
Fremtidigt alternativ til anvendte fagsystemer
I dag anvender Odense Kommune en række forskellige fagsystemer. Men hvor mange fagsystemer blot bidrager med hvad Henriette Juul Riishøj beskriver som ”en lille del af kerneopgaverne, men hvor alt det omkringliggende skal understøttes af mails, telefonopringninger og papirarbejde”, beskriver hun XFlow som et system, der potentielt kan ”tage hele processen”. På længere sigt er forhåbningen for Odense kommune derfor at kunne supplere en række fagsystemer, som ikke understøtter deres respektive forretningsområder godt nok.
Meget mere end blanketter
Ifølge Henriette Juul Riishøj er det centralt for en omfattende implementering af XFlow at forstå den fleksibilitet, som systemet tilbyder: ”Der er mange, der tænker blanketter som sådan nogle døde ting, der skal overleveres til et system. De tænker ikke i data, de tænker ikke i datastrømme, de tænker ikke i flows, og de tænker ikke i procesunderstøttelsen. De tænker på en død blanket, som skal kunne tage noget data”
Hun understreger i den forbindelse, at man ved den klassiske blanketforståelse begrænser sig selv i at skabe det fulde udbytte ved XFlow: ”For mange er det nemmere at forholde sig til det, der laves som blanketter. Men det er jo ikke blanketter. Det er minifagsystemer der bygges. Hver enkel selvbetjeningsløsning bliver til et minifagsystem i en proces”
I denne forbindelse udtrykker Henriette Juul Riishøj ydermere, hvordan hun håber at Odense Kommunes brede arbejde med XFlow vil kunne statuere et eksempel og være en hjælp til mindre kommuners fremtidige arbejde og udvikling med selvbetjeningsløsninger i systemet.