HEDENSTED KOMMUNE
Digitaliserede mere end 25 arbejdsgange med simpel løsning
Da Hedensted Kommune første gang hørte om løsningen ”Book en byggesagsbehandler”, der vandt Digitaliseringsprisen på konferencen for Offentlig Digitalisering i 2016, var de interesseret med det samme. Hvad de ikke vidste dengang var, at løsningen XFlow sidenhen skulle hjælpe dem med at automatisere mere end 25 vidt forskellige arbejdsgange.
Potentialet for hurtigere behandling af byggesager skaber behov
Hedensted Kommune havde længe hørt om Hjørring Kommunes brug af løsningen ”Book en byggesagsbehandler”, og hvordan den havde hjulpet kommunen med at kunne tilbyde booking af møder med en byggesagsbehandler direkte på kommunens hjemmeside. Udsigten til en lignende forbedring af deres eget system motiverede kommunen til at investere i samme løsning, og det var først på bagkant, at der blev indset et egentligt behov.
”Det eneste vi vidste på daværende tidspunkt var, at vi ville have samme løsning som Hjørring, og så opdagede vi egentlig først bagefter, at vi havde haft et egentligt behov,” lyder det fra Line Wichmann Ketelsen, implementeringskonsulent i Hedensted Kommune.
Der blev hurtigt indledt et samarbejde med XFlow, der efter et kort besøg havde implementeret løsningen i samspil med kommunen. Tilvænningen til den daglige brug var ubesværet, da platformen var simpel og intuitiv i oprettelsen af nye arbejdsgange.
”Efter XFlow var heroppe og sætte løsningen op, var det meget plug n’ play, da systemet var nemmere at bruge, end vi troede” udtaler Line Ketelsen.
“Lige for tiden kan vi oprette arbejdsgange lige så hurtigt som vi kan komme på dem, så der er ikke rigtig nogen liste af ting vi skal nå. Men nu hvor vi har større bemanding er det helt sikkert kun fantasien der sætter grænser.”
– Line Ketelsen, Implementeringskonsulent
Platform har mere potentiale end forventet
Siden er en lang række arbejdsgange blevet implementeret i platformen, hvoraf en af de mest nævneværdige er digitaliseringen af ansøgninger om kørsel. Her er der tale om en todelt arbejdsgang, hvori borgerne kan bestille transport ved udfyldelsen af en blanket, som derefter automatisk sendes til kørselskontoret, der kan udfylde deres del. Hele processen foregår i XFlow, så borgerne ikke behøver bekymre sig om at skulle indsende blanketterne til de ansvarshavende i kommunen eller huske andet formalia, der kan afspore forløbet.
Men dette er ikke det eneste eksempel på succesfuld digitalisering, som kommunen har opnået gennem løsningen. ”Vores genbrug 24-7-løsning var også en stor succes, da vores borgere og gæster i kommunen nu kan registrere sig med et telefonnummer, så de altid kan komme på genbrugsstationen i Hornsyld eller Remmerslund,” siger Line Ketelsen.
Denne løsning indeholder en mailintegration, som sender informationer direkte til adgangssystemet og opretter brugerne automatisk. Hvor disse løsninger er mere omfattende i deres størrelse, er der også flere tilfælde af lavpraktiske arbejdsgange, der nu ordnes gennem XFlow.
Store planer for løsningen fremadrettet
Planen for kommunen er at fortsætte den nuværende hastighed i digitaliseringen af arbejdsgange, da en kort undervisningsrunde har sikret et større hold af medarbejdere, der nu kan prøve kræfter med løsningen.
”Lige for tiden kan vi oprette arbejdsgange lige så hurtigt, som vi kan komme på dem, så der er ikke rigtig nogen liste af ting, vi skal nå. Men nu, hvor vi har større bemanding, er det helt sikkert kun fantasien, der sætter grænser,” slutter Line Ketelsen.