BIRKERØD GYMNASIUM
Fra manuelle processer til online ansøgninger via XFlow og videre til ESDH-systemet, IMS Case
XFlow og IMS Case integration
Birkerød Gymnasium valgte at implementere XFlow og IMS Case for at automatisere ansøgningsprocessen for uddannelserne Pre-IB, IB og kostskolen i efteråret 2022.
Birkerød ønskede en mere enkel og nem løsning, der opfylder deres krav og opbevarer elevdata i overensstemmelse med GDPR-kravene.
"First movers"
Birkerød Gymnasium er "first movers" i forhold til mange andre skoler, der stadig arbejder med brev og papir, når det gælder ansøgninger som disse.
Christian Topshøj siger "Det kommer til at blive super godt. Det kommer til at være nemt for den administrative del. Og det kommer til at blive en rigtig fin brugeroplevelse."
"Vi vil gerne give den administrative afdeling nogle værktøjer, som gør det nemmere for dem. Og man kan jo bare se, at lige her, der kan man bare gøre noget nemmere og hurtigere, når man kombinerer de to ting, XFlow og IMS Case”
– Christian Topshøj, IT-systemadministrator Birkerød Gymnasium
Et godt og komplet overblik, tidsbesparelse og en nemmere håndtering
XFlow har i samarbejde med Birkerød Gymnasium’s IT-systemadministrator Christian Topshøj sat ansøgningerne op som en webformular, der videre i flowet sørger for at data ender de rigtige steder efter udfyldelse, i dette tilfælde til ESDH-systemet IMS Case. Det giver en bedre brugeroplevelse for ansøgerne at udfylde ansøgningen via XFlow, da det er mere intuitivt og visuelt mere overskueligt.
Administrationen har ligeledes sparet tid, da de ikke længere skal sende mails ud eller lægge data manuelt over i IMS Case. “Det betyder, at vi nu har en medarbejder der kan bruge sin tid på noget andet. De kan nu med få klik godkende, afvise eller sætte en ansøger på venteliste. Generelt er samarbejdet og integrationen med XFlow og IMS Case blevet taget godt imod fra alle”, fortæller Christian Topshøj.
I IT-afdelingen har man haft et ønske om at optimere processen. Christian fortæller: "Vi vil gerne give den administrative afdeling nogle værktøjer, som gør det nemmere for dem. Og man kan jo bare se, at lige her, der kan man bare gøre noget nemmere og hurtigere, når man kombinerer de to ting, XFlow og IMS Case”
Implementeringen af XFlow og IMS Case hos Birkerød Gymnasium har været meget positiv og har givet et godt og komplet overblik, tidsbesparelse og en nemmere håndtering af ansøgningsprocessen.
Det er et godt eksempel på, hvordan automatisering og integration af IT-løsninger kan gøre hverdagen nemmere og effektiv for både ansøgere og administrative medarbejdere.