Hjørring Kommune

Giver borgerne kontrollen i bookningen af byggesager 

En flytning af den tekniske forvaltning i Hjørring Kommune fjernede muligheden for direkte borgerkontakt, og det var begyndelsen på en ny tilgang til booking af byggesagsbehandlere i den nordjyske kommune. Digitaliseringsplatformen DitmerFlex, der allerede var i brug hos kommunen, blev udvidet, og resultatet var en selvbetjeningsløsning, der effektiviserer hele processen. Løsningen har samtidig løst tidligere tiders problemer med, at borgerne mødte op med kort varsel, og at medarbejderne ikke var informeret om mødernes indhold.

Byggesager kan bookes efter behov

Løsningen ”Book en byggesagsbehandler” giver borgerne mulighed for at booke et møde med en byggesagsbehandler direkte på kommunens hjemmeside. Dermed er borgeren ikke længere bundet af kommunens telefon- og åbningstider, men behøver blot at logge ind på hjemmesiden og finde en dato. Borgere og virksomheder logger ind på platformen med NemID, og alle henvendelser lander automatisk på den rigtige sag i Hjørring Kommunes ESDH-system SBSYS. Dette øger også gennemsigtigheden, fordi borgere og virksomheder kan logge løbende ind for at se status på sagen.

”Den største fordel ved løsningen er en højere grad af tilgængelighed, fordi borgeren kan booke en tid, når det passer dem,” siger Kenneth Pryssing Nøhr, digitaliseringsmedarbejder i Hjørring Kommune.

Når borgeren så booker sig ind på en dato, modtager den givne medarbejder en notits med et kort resume af den information, som borgeren har indtastet. Der er medregnet en grænse for, hvor sent et møde kan bookes, så der ikke opstår situationer hvor medarbejderen er dårligt forberedt på grund af tidsmangel. Datoerne, som kan bookes, bliver lagt ind et halvt år ad gangen, hvor medarbejderne selv kan justere deres fridage, hvilket er det eneste arbejde involveret i processen.

”Løsningen har givet os en væsentlig hurtigere sagsbehandlingstid og klæder vores medarbejdere bedre på, inden de skal mødes med en borger,” lyder det fra Kenneth Pryssing Nøhr.

Vores medarbejdere har taget godt imod den nye løsning, fordi de føler sig indraget i processen, selv styrer deres tilgængelighed og nu er velforberedte til de mange møder med borgerne. 

 Kenneth Pryssing Nøhr, Digitaliseringsmedarbejder

Funktioner er baseret på indsigt

Løsningen er resultatet af et længere samarbejde mellem kommunen og Ditmer, hvor borgerens perspektiv og behov var en vigtig del af processen.

”Forløbet har været præget af en tæt dialog, hvor vi ofte gav feedback med fokus på borgernes behov, og hvordan vi kunne informere vores medarbejdere om sagen før mødet,” siger Kenneth Pryssing Nøhr.

Både borgere og medarbejdet har hurtigt fået øjnene op for gevinsten ved at bruge den nye løsning.

”Vores medarbejdere har taget godt imod den nye løsning, fordi de føler sig indraget i processen, selv styrer deres tilgængelighed og nu er velforberedte til de mange møder med borgerne,” fortæller Kenneth Pryssing Nøhr.

Tilbage til cases

Vil du høre mere om Flex? Så kan Mikkel hjælpe.


Mikkel Bjerregaard
Head of xFlow
+45 87 34 44 88
mib@xflow.dk

keyboard_arrow_up