HJØRRING KOMMUNE
Giver borgerne kontrollen i bookningen af byggesager
Byggesager kan bookes efter behov
Løsningen ”Book en byggesagsbehandler” giver borgerne mulighed for at booke et møde med en byggesagsbehandler direkte på kommunens hjemmeside. Dermed er borgeren ikke længere bundet af kommunens telefon- og åbningstider, men behøver blot at logge ind på hjemmesiden og finde en dato. Borgere og virksomheder logger ind på løsningen med NemID, og alle henvendelser lander automatisk på den rigtige sag i Hjørring Kommunes ESDH-system SBSYS. Dette øger også gennemsigtigheden, fordi borgere og virksomheder kan logge løbende ind for at se status på sagen.
”Den største fordel ved løsningen er en højere grad af tilgængelighed, fordi borgeren kan booke en tid, når det passer dem,” siger Kenneth Pryssing Nøhr, digitaliseringsmedarbejder i Hjørring Kommune.
Når borgeren booker sig ind på en dato, modtager den givne medarbejder en notits med et kort resume af den information, som borgeren har indtastet. Der er medregnet en grænse for, hvor sent et møde kan bookes, så der ikke opstår situationer hvor medarbejderen er dårligt forberedt på grund af tidsmangel. Datoerne, som kan bookes, bliver lagt ind et halvt år ad gangen, hvor medarbejderne selv kan justere deres fridage, hvilket er det eneste arbejde involveret i processen.
”XFlow har givet os en væsentlig hurtigere sagsbehandlingstid og klæder vores medarbejdere bedre på, inden de skal mødes med en borger,” lyder det fra Kenneth Pryssing Nøhr.
"Men det er super spændende, og det bliver helt sikkert meget værdiskabende, når vi først får knækket koden til de koblinger, vi kan lave. Så det er jo ikke bare et blanketsystem, det tror jeg også, at ledelsen har fået øjnene op for. Det kan meget mere, men det kalder også på, at man investerer noget tid for at blive godt sat ind i det. Men det er godt givet ud."
– Kenneth Pryssing Nøhr, Digitaliseringsmedarbejder
Funktioner er baseret på indsigt
Løsningen er resultatet af et længere samarbejde mellem kommunen og XFlow, hvor borgerens perspektiv og behov var en vigtig del af processen.
”Forløbet har været præget af en tæt dialog, hvor vi ofte gav feedback med fokus på borgernes behov, og hvordan vi kunne informere vores medarbejdere om sagen før mødet,” siger Kenneth Pryssing Nøhr.
Både borgere og medarbejdet har hurtigt fået øjnene op for gevinsten ved at bruge den nye løsning.
”Vores medarbejdere har taget godt imod den nye løsning, fordi de føler sig indraget i processen, selv styrer deres tilgængelighed og nu er velforberedte til de mange møder med borgerne”, fortæller Kenneth Pryssing Nøhr.